Handleiding voor transcribenten

Kopieer eerst de CD in zijn geheel naar een directory op uw harde schijf, omdat de door u toegevoegde transcripties moeten kunnen worden opgeslagen in de file Archieven.xml, en op de CD zijn alle files uiteraard read-only.

Met de transcriptietool

De eenvoudigste manier van transcriberen maakt gebruik van de bijgeleverde transcriptie tool Transcribent.exe. U start deze tool door eenvoudig dubbel te klikken op Transcribent.exe in Windows Explorer. (NB Deze tool maakt gebruik van het .NET framework van Microsoft. Voor Windows XP hebt u dat waarschijnlijk al geinstalleerd, voor oudere versies van Windows kunt dat eenvoudig installeren via Windows Update of de meegeleverde versie op de CD gebruiken.)

Start de tool en selecteer uw eigen naam als transcribent. Staat uw naam nog niet in de lijst, dan kunt u die eenvoudig toevoegen door over 'type of kies uw naam' uw eigen naam in te typen. De tool zal u dan vragen of uw naam moet worden toegevoegd aan de lijst van transcribenten. Vervolgens kunt u een bron selecteren. De foto wordt getoond en u kunt beginnen met de transcriptie. Door middel van de sneltoetsen F5 t/m F9 (zie ook het menu Invoegen) kan een paragraaf, plaats, persoon, jaar of trefwoord worden aangegeven. Een precieze definitie van trefwoord is moeilijk, maar alles wat geen plaats of persoonsnaam is, en toch relevant is om in een index op te nemen, kan een trefwoord zijn, denk aan beroepen, functies of produkten. NB De sneltoetsen kunt u eventueel aanpassen in Archieven.xsd. In het id-attribuut van de elementen zoals Plaats, Persoon en Trefwoord staat welke functietoets voor dit element wordt gebruikt. Door dit te wijzigen kunt u de functietoetsen kiezen die u zelf het gemakkelijkst vind.

Selecteer het woord of de woordgroep en druk op de juiste knop, daarmee wordt de geselecteerde tekst geannoteerd als een persoon, plaats of jaar. Als u geen tekst selecteert, verschijnt een lege persoon, plaats, of jaar, die u vervolgens nog in kunt vullen. Navigatie naar het vervolg van de tekst gaat eenvoudig via de pijltjestoetsen links en rechts, die slaan de tags over zodat u met een minimaal aantal toetsaanslagen een maximaal resultaat haalt. Bijvoorbeeld u typt:

1. <F5> (nieuwe paragraaf)
2. In het jaar
3. <F8> (nieuw jaar)
4. 1821
5. <pijltje rechts>
6. verscheen voor mij
7. <F6> (nieuwe persoon)
8. Hendrik Arentsen
9. <pijltje rechts>
10. ,
11. <F9> (nieuw trefwoord)
12. kerckmeester
13. <pijltje rechts>
14. ...

Daarmee verschijnt de volgende tekst: <p>In het jaar <Jaar>1821</Jaar> verscheen voor mij <Persoon>Hendrik Arentsen</Persoon>, <Trefwoord>kerckmeester</Trefwoord> ... </p> Met vijf extra toetsaanslagen hebt u dan de tekst verrijkt met informatie over wat een jaartal is, en wat een persoon, zodat we die informatie kunnen gebruiken om eenvoudig personen, plaatsen en jaartallen terug te vinden, of daarop indexen te genereren.

In het contextmenu staat precies aangegeven welke elementen u op een specifieke plaats kunt invoegen. Door middel van de toets '<' of de rechtermuisknop kunt u het context menu oproepen. Rechtermuisknop in de tekst levert een lijstje met mogelijke elementen, rechtermuisknop op de tags levert een lijstje met mogelijke attributen, zoals een eventuele normnaam.

Omdat soms de namen van de personen of plaatsen erg vervormd zijn is er ook de mogelijkheid om zgn normnamen mee te geven. De normnaam is een door de transcribent opgegeven waarschijnlijk bedoelde naam, waardoor de normnaam in de indexen wordt gebruikt in plaats van de vervormde naam. Normnamen toevoegen kan zoals gezegd door middel van rechtermuisknop op de tag, dus bijvoorbeeld door rechtermuisknop op <Persoon> kan een normnaam voor deze persoon worden toegevoegd. NB Gebruik deze optie alleen als u daadwerkelijk een normnaam meegeeft, gebruik anders gewoon de normale aanduiding voor persoon, plaats, enzovoort.

Let op: het invoegen van speciale tekens als <, > en & is niet toegestaan. Transcribeer het &-teken bijvoorbeeld als 'en'. In latere versies van de tool (vanaf 1.3) kan met de toets < een context menu worden opgeroepen dat precies de mogelijkheden aangeeft op het punt waar u aan het typen bent.

Navigeren door de folio's gaat ook eenvoudig middels het volgende model:

Om het resultaat van uw transcripties te zien, slaat u eerst de transcripties op (Ctrl-S) en kiest vervolgens voor 'genereer web site' in het menu Archieven. Lees ook het onderstaande gedeelte door voor algemene transcriptie methoden in geval van onleesbare tekst, zeer vervormde naamgeving, en dergelijke.

Handmatig

Eventueel kunt u de transcriptie ook handmatig toevoegen. Dat vereist echter veel meer discipline. De transcriptie van bronnen dient dan te worden toegevoegd in de file Archieven.xml. In deze XML file kan met behulp van een gewone tekst editor (of eventueel een speciale XML editor) de transcriptie worden geplaatst. Dat gaat als volgt:

1. Open Archieven.xml in een editor
2. Voeg aan het begin uw naam toe als transcribent naar het voorbeeld van degenen die er al staan en gebruik uw initialen als code.
3. Zoek de folio die u wilt transcriberen. De file is gesorteerd op inventaris, toegang en folio.
4. Vervang het gedeelte <Transcriptie/> binnen dit folio door <Transcriptie></Transcriptie> en type daartussen de transcriptie in platte tekst,
   bijvoorbeeld <Transcriptie>25-11-1794 Petrus z.v. Hendrik en Marrigje Klop</Transcriptie>
5. Als in de transcriptie paragrafen, personen, plaatsen of jaartallen voorkomen geeft u dat aan met de volgende tags
   • <p>...</p> voor een paragraaf
   • <Persoon>...</Persoon> voor een persoonsnaam
   • <Plaats>...</Plaats> voor een plaats- of boerderijnaam
   • <Jaar>...</Jaar> voor een jaartal
   Op deze wijze kan de tekst gebruikt worden om automatisch indexen te genereren op naam, plaats of jaartal. Een uitgebreider voorbeeld vind u hieronder.
6. Vul het transcriptie attribuut bij dit folio met uw initialen (bijv. <Folio Nummer="004" Transcriptie="JK" Controle=""> ) en ga verder met het volgende folio.
7. Nadat u voldoende transcripties hebt toegevoegd, kunt u de website opnieuwe genereren. Door het executeren van CreateHTML.bat worden op basis van uw transcripties de HTML file met alle indexen (op personen, plaatsen en jaren) aangemaakt. Open index.html om het resultaat te zien. Klik op een brondocument dat u hebt getranscribeerd, et voila, daar ziet u uw eigen transcriptie, en in de index zijn nu ook de nieuwe personen en plaatsen opgenomen.
8. Stuur de gemaakte transcripties naar mij op via e-mail door de file Archieven.xml als attachment mee te sturen. Ik verwerk de toevoegingen in de centrale transcriptie file die later weer naar iedereen gedistribueerd wordt.

Praktische tips

Omdat een handleiding toch altijd ruimte geeft voor verschillende interpretatie, geven we hier ook een aantal concrete transcriptievoorbeelden van stukken tekst die op verschillende wijze getranscribeerd kunnen worden

• Maak een zo letterlijk mogelijke transcriptie. Als er iaer staat, maak er dan geen jaar van, maar schrijf het letterlijk zo. Een uitzondering geldt voor hoofdletters en interpunctie. Vanwege het vaak zeer willekeurige gebruik van hoofdletters en interpunctie in de brontekst is het toegestaan deze aan te passen aan de huidige normen. Bijvoorbeeld een zin begint met een hoofdletter, eindigt met punt, en heeft verder geen hoofdletters behalve voor namen.
• Een tweede uitzondering geldt voor geldbedragen die worden genoemd in de tekst. Transcribeer deze bij voorkeur in f gulden - stuiver - penning formaat, ook al doet de brontekst dat met een overdaad aan stippeltjes. Bijvoorbeeld Aan klockensmeer ......... f ... 12 ... 15 ... wordt dan Aan klockensmeer f 12 - 15 - 0. Laat alle overbodige interpunctie hier weg.
• Wanneer een naam zeer vervormd is, kunt een zogenaamde normnaam meegeven op de volgende manier <Persoon Norm="Jan Agtermaat">IJan Agchterdiemaete</Persoon>
• Geef onduidelijkheden aan met <onzeker/>, onleesbare stukken met <onleesbaar/> en eigen toevoegingen tussen rechte haken, dus bijvoorbeeld Hend[rick] Jan. Als een folio in zijn geheel leeg is, kunt u dit aangeven met <leeg/>. En als een gedeelte doorgehaald is, kunt u dit aangeven met <doorgehaald/>.
• Derk en Marten Keiser wordt getranscribeerd als <Persoon Norm="Derk Keiser">Derk</Persoon> en <Persoon>M Keiser</Persoon> of als <Persoon>Derk [Keiser]</Persoon> en <Persoon>Marten Keiser</Persoon>
• Als een voornaam ontbreekt maar in plaats daarvan een functie wordt genoemd, dan wordt de functie als trefwoord en de achternaam als persoon getranscribeerd, bijvoorbeeld <Trefwoord>vooght</Trefwoord> <Persoon>Becking</Persoon> of <Trefwoord>drost</Trefwoord> <Persoon>Bögel</Persoon>. Een uitzondering wordt gemaakt voor weduwe of weduwnaar, die wordt bij de achternaam getrokken, dus bijvoorbeeld <Persoon>wed[uwe] Becking</Persoon>.
• Tussen twee opeenvolgende personen, plaatsen, trefwoorden of jaartallen moet wel een spatie staan om de woorden van elkaar te scheiden, zoals in het bovenstaande voorbeeld bij vooght Becking.
• Als van een plaats- of persoonsnaam een bezittelijk voornaamwoord wordt gemaakt, mag dat woord worden gesplitst in naam en postfix, bijvoorbeeld <Plaats>Cuppen</Plaats>s steedeken of <Plaats>Remmelink</Plaats>s huijs. Plaatsnamen als Heusinkfelt, Semelinkveld of Bolheemerkamp dienen niet gesplitst te worden, maar zijn als geheel een plaats.
• Normnamen dienen alleen te worden gebruikt bij zeer vervormde namen. Van groepen als Gert, Gart, Garret en Garrit wordt later op automatische wijze samengesteld, en daar hoeven dus niet handmatig groepen van gemaakt te worden.
• Een naam is een persoon als er een voornaam of functie bij staat, of uit de context blijkt dat het om een persoon gaat, anders is het een plaats. Bijvoorbeeld <Plaats>Cuppen</Plaats>s steedeken maar <Persoon>Gerrit Cuppen</Persoon>s huijs.
• Transcribeer het &-teken bijvoorbeeld als en, en transcribeer ½ als 1/2. Gebruik liever ij in plaats van y.
• Heeft de pagina een kolom opmaak, gebruik dan bij voorkeur <p>Kolom1<t/>Kolom2<t/>Kolom3</p> met behulp van F5 en Alt-F5. Dat is het gemakkelijkst.

Inzenden transcripties

De procedure voor het inzenden van transcripties is eenvoudig, maar nog niet geautomatiseerd, en verdient daarom aandacht.

• Werk een inventaris of toegangsnummer in zijn geheel af
• Stuur de file Archieven.xml naar johan@koolwaaij.nl
• Wijzig niks meer aan de transcripties
• Totdat je van mij de nieuwe xml file krijgt, met de bijdragen van de andere transcribenten daarin geintegreerd
• Kopieer die over de oude Archieven.xml file heen, maar maak voor de zekerheid altijd een backup van de oude versie
• En dan begint dezelfde cycle opnieuw: transcriberen, opsturen, wachten, vervangen oude versie

Voorbeeld

Een voorbeeld van een getranscribeerde paragraaf op een folio:

<Transcriptie>
    <p><Plaats>Catter</Plaats> steedeken zijnde huijs hoffken bouwland, met twe kampkes apart, te samen groot zes sch[epel] saat,
    pag[ter] <Persoon>D. Catterman</Persoon> doet 8 gld 5 st</p>
</Transcriptie>

XML editors

XML editors zijn beschikbaar als commercieel of als gratis product. Een voorbeeld van een commerciele editor is XML Spy, een voorbeeld van een gratis editor is Xray. U kunt eenvoudig Xray gebruiken om te kijken of zo'n XML editor u bevalt.

Versies Transcriptietool: wat is nieuw

Versie 1.0 (15-3-2003)

• De eerste versie van de tool met de mogelijkheid om de foto's van archieven te bekijken en om transcripties toe te voegen.
• Transcripties kunnen worden verrijkt met aanduidingen van paragrafen, personen, plaatsen en jaren.
• De website met transcripties kan automatisch worden gegenereerd.
• Slimme navigatie door de tekst waardoor met een minimaal aantal toetsaanslagen de transcripties verrijkt kunnen worden.

Versie 1.1 (1-5-2003)

• Toevoeging van aanduidingen voor trefwoorden en tabellen.
• Automatisch groeperen van verschillende schrijfwijzen van dezelfde naam, zodat zoeken in de indexen makkelijker wordt.
• Bladeren naar vorige en volgende folios op de website.
• Vanuit de folios op de website kan nu eenvoudig het desbetreffende inventaris worden geraadpleegd door de links in het bovenste frame.

Versie 1.2 (7-6-2003)

• Controle van de transcripties tegen het onderliggende XML schema. Dit vermindert het aantal fouten.
• Tags in de transcriptie kunnen nu tenminste ook door middel van delete en backspace worden verwijderd.
• Zoom functionaliteit toegevoegd. Klik op de foto voor een vergroting, klik nogmaals om het zoomwindow te verwijderen.
• Nieuw optiemenu, met onder andere instelbare fonts en grootte plus vergrotingsfactor voor de zoom.
• Toevoeging van aanduiding voor tab. Paragrafen met tabs worden op de website omgezet in tabellen met de tabs als kolommen.

Versie 1.3 (20-6-2003)

• Betere controle van de transcriptie tijdens het typen.
• Het intypen van het '<' teken levert een keuzemenu op met mogelijke tags.
• Het intypen van het '[' teken levert een keuzemenu op met mogelijke aanduidingen. Nieuwe aanduidingen kunnen in het schema Archieven.xsd worden toegevoegd als bijvoorbeeld <xs:element name="onzeker" type="xs:token" fixed="?"/>
• Een kleine webbrowser in de tool die het makkelijk maakt om informatie over nieuwe versies en ervaringen uit te wisselen.
• Wat kleine dingen die het leven makkelijker maken, zoals een betere scroll-optie zodat je met Ctrl-Shift-W en X steeds netjes met een klein stukje overlap naar het volgende of vorige deel van de folio scrollt, of een betere en snellere aanmaakroutine voor de website, enzovoort.

Versie 1.4 (14-11-2003)

• Normnamen lopen nu alleen via GroupsChecked.xml, dus als je schrijfwijzen wilt toevoegen kan het daar, maar beter is bij mij je verzoeken in te dienen, dan kan iedereen er van profiteren.
• Je kan je favoriete folio's nu vastleggen in een lijstje en eventueel die folio's ook uitprinten.
• Namen in de transcripties zijn nu ook links, zodat je eenvoudig van bijvoorbeeld een persoon die genoemd wordt in een folio naar andere vermelding van die persoon kan springen.
• Tijdens het transcriberen kunnen de sneltoetsen nu alleen gebruikt worden als ze ook toegestaan worden door het schema, resulteert in minder hinderlijke foutmeldingen.
• Het context menu is nu helemaal aangepast, en nu ook met rechtermuisknop oproepbaar.

Versie 1.5 (31-1-2004)

• Auto-completion voor veelgebruikte woorden in je transcriptie, zodat je niet vele keren beroepen als 'boerenknegt' of begrippen als 'geschikt' of 'ongeschikt' hoeft in te tikken. Een keer met pijltje naar rechts is voldoende om de suggestie te accepteren. Wil je de suggestie niet accepteren dan kan je gewoon doortypen tot er eventueel een betere suggestie verschijnt.
• De structuur van de files is ingrijpend gewijzigd. Elke soort files heeft nu zijn eigen directory, in plaats van alles door elkaar. Dit betekent wel dat je voor het installeren van versie 1.5 eerst je oude files weg moet gooien. Pas natuurlijk wel op als je zelf transcripties hebt toegevoegd. In dat laatste geval moet je eerst de file Archieven.xml naar mij zenden ter verwerking.
• Importeren van bestaande transcripties is nu mogelijk. De input files dienen in het txt of xml formaat te worden aangeleverd. Het proces is half-automatisch, d.w.z. alle tekst wordt voorzien van de juiste tags waar mogelijk, maar als er onduidelijkheid is, wordt er hulp gevraagd van de gebruiker.
• De synoniemenlijst kan bijgewerkt worden met woorden die in de ingevoerde transcripties voorkomen. De tool zal een aantal suggesties doen voor synoniemen waar uit je er een kunt kiezen. Als er geen geschikte synoniemen zijn, kan je een nieuwe synoniemgroep aanmaken. Als je deze functie wilt gebruiken, is het beter eerst even contact opnemen met Johan Koolwaaij om eventueel dubbel werk te voorkomen.
• Een mooi opstartscherm met logo toegevoegd, dat nieuwe gebruikers vraagt om hun naam en hen automatisch toevoegt als transcribent.

Versie 1.6 (19-6-2004)

• Vervelende bug gefixed die er voor zorgde dat bij een save-operatie halverwege een folio in veel gevallen de later toegevoegde transcripties van dat folio niet werden opgeslagen.
• Indien gewenst kan nu met de 'show HTML' optie tijdens het transcriberen een preview worden getoond van hoe de transcriptie er uit ziet in HTML formaat.
• Geheugenregister toegevoegd voor veelgebruikte tekst. Zo kan je met Ctrl0-9 de tekst in tien registers opslaan, en met Alt0-9 kan je de tekst op een gewenste plek weer hergebruiken.
• Find-and-replace functionaliteit toegevoegd.

Handige weetjes

In de oude archieven komen ook veel oude maten voor. Hier een lijstje met de meestvoorkomende. Voor een uitgebreid overzicht zie maten en gewichten en geld.

• schepel = 10 liter droge waar (aardappelen, haver etc.)
• malder/mulder/molder = hoeveelheid die in een keer gemalen wordt
• spint = een oude maat van 7 liter (bijv. aardappelen, haver)
• gulden = Nederlandse munteenheid tot 2002
• daalder = muntstuk ter waarde van 1½ gulden
• stuiver = muntstuk ter waarde van 0,05 gulden, 20 stuivers in een gulden
• penning = muntstuk ter waarde van 0,003 gulden, 16 penningen in een stuiver

Oude handschriften zijn vaak moeilijk te lezen en vereisen specifieke kennis van het handschrift van die tijd. In de handel zijn leerboeken paleografie te verkrijgen maar ook op internet worden al cursussen aangeboden. Een overzicht van het alfabet in oud schrift is gemaakt door de heer Bogtman voor de letters A-M en N-Z. Hopelijk kan je met deze links uw voordeel doen.